Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:

Czym kierować się podczas wyznaczania priorytetów?

Priorytet to sprawa szczególnie ważna, która musi być załatwiona w pierwszej kolejności (słownik języka polskiego PWN).

Na co dzień przy ustalaniu priorytetów kierujemy się kryterium pilności i / lub chęcią uniknięcia negatywnych konsekwencji. Dla przykładu: jeżeli wiesz, że nie złożenie w terminie zeznania podatkowego     może wiązać się z grzywną lub karą pozbawienia wolności raczej nie zostawisz tego na ostatnią chwilę, a gdyby tak się stało to zapewne stawałbyś na głowie aby wypełnić poprawnie i złożyć formularz na       czas. Ustalając zawsze w ten sposób priorytety prędzej lub później stracisz z oczu swoje cele. Rzeczy ważne rzadko bowiem są pilne i można je odkładać w nieskończoność.

W tym artykule przedstawię tobie narzędzie, które może wywrócić do góry nogami twój sposób określania priorytetów, znane jest ono jako macierz Eisenhower’a.
Kolumny określają stopień pilności zadania, natomiast wiersze stopień ważności. Sprawy pilne to te, które mają określony termin realizacji upływający niebawem (np.: jutro), natomiast ważne to te, które z różnych powodów są istotne dla ciebie.

Który z obszarów wydaje się tobie najatrakcyjniejszy (tzn. chcesz spędzać w nim najwięcej czasu)?

Za chwilę wrócimy do tego pytania, teraz opiszę pokrótce wszystkie cztery części macierzy.

I Pilne i ważne

Wszystkie zadania jakie tutaj trafiają musisz wykonać najszybciej jak się da (mają bowiem największy priorytet). Jeżeli żyjesz w ciągłym biegu i masz tysiące spraw na głowie, to zapewne tutaj spędzasz dużo czasu. Obszar ten może dawać uczucie, że “żyjesz pełnią życia”, niestety jest nierozerwalnie związany ze stresem oraz pośpiechem.

II Niepilne i ważne

Zadania znajdujące się w tej ćwiartce nie mają terminu realizacji (lub jest on odległy) oraz są dla ciebie istotne. Jeżeli jesteś systematyczny, wyznaczasz cele, rozwijasz swoje pasje, aktywnie wypoczywasz, przebywasz właśnie w tym obszarze. Działania w tej ćwiartce sprawiają, że wewnętrznie wzrastasz i jesteś bliżej sukcesu. Dodatkowo obniżasz poziom stresu załatwiając sprawy zanim staną się pilne. Właściwie to do tego obszaru sprowadza się efektywne zarządzanie sobą w czasie.

III Pilne i nieważne

Dzisiaj upływa tobie termin uregulowania rachunku za prąd. Sprawa pilna aczkolwiek nie koniecznie ważna dla ciebie. Nie musisz tego osobiście robić, wystarczy że przekażesz to zadanie na przykład komuś z rodziny. Część zadań z tego obszaru możesz spróbować powierzyć komuś innemu, zyskując w ten sposób trochę czasu na sprawy ważne. Niestety większość zadań będziesz musiał osobiście wykonywać.

IV Niepilne i nieważne

Jeżeli coś nie jest ani ważne ani pilne to po co przeznaczać na to czas? Takim pożeraczem czasu często jest telewizja, komputer, internet. Nie zrozum mnie źle, jeżeli oglądasz program który lubisz, szukasz w internecie informacji na temat produktu, który chcesz kupić, bądź masz jakikolwiek inny cel, wszystko jest w porządku. Jednak „bezmyślne” przesiadywanie przed telewizorem bądź komputerem nie przybliży ciebie ani odrobinę do osiągnięcia celu.

Teraz kiedy wiesz już czym charakteryzują się wszystkie obszary, czy nadal chcesz przebywać w tej samej ćwiartce?

-
Warto przeczytać:
Pretekst, wykręt, wymówka – dlaczego pomimo priorytetów często przekładamy zadania, jak sobie z tym poradzić.