Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:

• Jak zlecać zadania.
• Jak zminimalizować ryzyko.

Masz dużo obowiązków i niewiele czasu dla siebie, rodziny? Jednym ze sposobów na pozyskanie choćby odrobiny wolnego czasu jest przekazanie niektórych zadań innym. Zanim jednak staniesz się mistrzem delegowania na pewno przyda się tobie kilka wskazówek.

Komunikacja

Przekazując komuś zadanie przedstaw przede wszystkim efekt końcowy jakiego oczekujesz. Upewnij się przy tym, że dana osoba zrozumiała czego oczekujesz. Możesz udzielić wskazówek lub zademonstrować sposób w jaki należy zrealizować zadanie. Zrób tak za pierwszym, drugim razem, ale nie za dziesiątym czy piętnastym, oto przykład:
wyobraź sobie, że po raz setny masz przygotować kawę dla szefa i po raz setny słyszysz: „Wsyp dwie łyżeczki kawy, zalej wrzącą wodą, dodaj łyżeczkę śmietanki i 2 łyżeczki cukru. A i pamiętaj żeby parzyć kawę pięć minut zanim zamieszasz i dodasz śmietanki!”.

Istotne jest też aby poinformować wybraną osobę dlaczego akurat jej zostało zlecone zadanie. Jeżeli działasz w grupie przekaz pozostałym kto realizuje zadanie i jakie ma w związku z tym uprawnienia.

Zaufanie

Przy niektórych zadaniach sposób w jaki zostaną zrealizowane jest zupełnie nieważny np.: wątpię abyś wyczuł różnicę w smaku kawy spowodowanej wyspaniem cukru przed dodaniem śmietanki. Trudno tutaj wymyślić jakiś nowy, lepszy sposób przygotowania napoju, jednak przy bardziej złożonych zadaniach możesz być bardzo pozytywnie zaskoczony kreatywnością jaką wykazała osoba oddelegowana do niego. Może zrobiła to szybciej, lepiej bądź zupełnie inaczej niż ty. Zaufanie odgrywa tutaj jedna z głównych ról, jeżeli nie ufasz będziesz często kontrolować, ale o tym za chwilę.

Odpowiedzialność

Im bardziej komuś ufasz, tym chętniej powierzasz mu odpowiedzialne zadania. Osoba, która będzie realizować zadanie wiedząc, że robi wartościową rzecz będzie lepiej zmotywowana.

Właściwie dobierając osoby do ważnych zadań zyskujesz nie tylko cenny czas, stwarzasz im możliwości do zdobywania wiedzy i nowych umiejętności.

Wszystko pięknie, ale …

Zlecanie zadań związane jest z ryzykiem, iż zostanie ono niewykonane lub niewłaściwie wykonane, lub przyniesie szkody. W tej sytuacji to ty ponosisz konsekwencje i w najlepszym wypadku będziesz musiał zmienić swoje plany i wykonać owe zadanie.

Przyczyn niepowodzenia może być kilka: wypadek losowy, nieodpowiednie predyspozycje danej osoby, bądź powierzenie zadania osobie nie godnej zaufania.

Oczywiście możesz zminimalizować ryzyko.

Monitorowanie

Przy zadaniach złożonych, bardzo ważnych lub długotrwałych ustal z osobą je wykonującą sposoby i terminy sprawdzania postępu prac. Takie rozwiązanie pozwala lepiej zorganizować pracę wykonawcy, a tobie pozwala sprawdzać czy wszystko jest w porządku.

Ustalając terminy trzymaj się ich, nie kontroluj częściej, gdyż może to niepotrzebnie rozpraszać, bądź stresować osobę odpowiedzialną za zadanie. Niezapowiedziane naloty poza komunikatem „nie ufam tobie” pochłoną twój cenny czas i energię, a chyba nie po to przekazałeś zadanie.

Możesz teraz sobie pomyśleć: „Zlecę innym jak najwięcej zadań, zyskam w ten sposób sporo czasu i będę odpoczywać”. Masz rację, jednak najpierw musisz wykazać się cierpliwością, odwagą i ufnością.